Bufor czasu i wiązanie dat realizacji zadań z datą umowną

Jak to działa?

Aktualny i bazowy bufor czasu

W szczegółach zadania (w jego rewizji) znajdziesz dwa pola: Aktualny bufor czasu i Bazowy bufor czasu. Oba podajesz w dniach roboczych.

Aktualny bufor czasu to zapas, którego system używa do obliczania terminu zakończenia zadania na podstawie daty umownej. Bazowy bufor czasu to wartość odniesienia — pierwotnie przyjęty zapas, z którym porównasz obecny plan. Przykładowo: bazowo zakładasz 7 dni, ale aktualnie ustawiasz 5.

Obie wartości zmieniasz niezależnie. Jeśli chcesz wrócić do pierwotnego zapasu, użyj przycisku przywracającego wartość aktualną do bazowej. Flowgres sam przeliczy termin zakończenia zadania — bez liczenia dni w kalendarzu.

Bufor czasu na liście zadań

Na liście zadań pojawiła się kolumna Bufor czasu. Pokazuje ona zapas każdego zadania razem z ikonami, które od razu mówią, jak zadanie jest ustawione:

• 6 Aktualny bufor czasu w dniach roboczych. Wartość aktualna jest taka sama jak bazowa.
• 11 (15) Aktualny bufor różni się od bazowego. Pierwsza liczba to wartość aktualna, w nawiasie widzisz wartość bazową. Wyróżnienie kolorem pokazuje, że plan odbiega od pierwotnych założeń.
• −420 Wartość ujemna oznacza, że termin zadania wypada po dacie umownej — zapasu czasu nie ma.
• Zadanie ma włączone automatyczne przeliczanie terminu względem daty umownej.
• Zadanie ma włączone utrzymywanie relacji między datą rozpoczęcia, terminem i szacowanym czasem wykonania zadania.

Bufor czasu możesz też zmienić bezpośrednio na liście, bez otwierania szczegółów zadania. Kliknij termin zadania, a otworzy się okienko edycji. Zmienisz w nim termin, aktualny i bazowy bufor czasu, przywrócisz wartość bazową jednym kliknięciem oraz włączysz lub wyłączysz obie automatyzacje. Zmiany zatwierdzasz przyciskiem Zapisz.

Automatyczne przeliczanie względem daty umownej

Jeśli chcesz, aby termin zadania zmieniał się razem z datą umowną, włącz ustawienie „Automatycznie przeliczaj termin zadania względem daty umownej”.

Gdy data umowna się zmieni, Flowgres automatycznie wyznaczy nowy termin zakończenia zadania i zachowa przy tym ustawiony bufor czasu — na przykład wspomniane 5 dni roboczych.

Nie musisz szukać każdego zadania i poprawiać jego terminu po zmianie daty umownej. Zapas czasu zostaje zachowany, a harmonogram łatwiej utrzymać w porządku.

Daty dopasowane do szacowanego czasu pracy

Możesz także włączyć opcję „Utrzymuj datę rozpoczęcia, termin i szacowany czas wykonania zadania”. Łączy ona trzy informacje: kiedy zadanie się zaczyna, kiedy ma się skończyć i ile czasu pracy przewidujesz na jego wykonanie.

Po jej włączeniu Flowgres może dostosowywać daty zadania do szacowanego czasu pracy. Plan nadąża za ilością pracy, zamiast pozostawiać daty i szacunki niezależne od siebie.

Wyobraź sobie, że termin zakończenia zadania się nie zmienia, ale okazuje się, że jego wykonanie zajmie więcej czasu, niż planowano. Flowgres może wtedy przesunąć datę rozpoczęcia na wcześniejszy dzień — od razu widzisz, że prace trzeba zacząć wcześniej.

System sprawdza też ograniczenia związane z datami. Jeśli nie może wykonać przeliczenia, poinformuje Cię o tym, więc wiesz, które zadania wymagają dodatkowej uwagi.

Automatyzacja dla całego projektu

Nie musisz włączać automatyzacji w każdym zadaniu osobno. W edycji projektu, w zakładce Gantt, dodaliśmy dwa nowe ustawienia: „Automatycznie przeliczaj terminy zadań względem daty umownej” oraz „Utrzymuj datę rozpoczęcia, termin i szacowany czas wykonania zadania”.

Po ich włączeniu wybrane zasady obowiązują w całym projekcie. To wygodne rozwiązanie, gdy wszystkie zadania mają być planowane w ten sam sposób — ustawiasz to raz, zamiast pilnować każdego zadania.

Przeliczanie wielu zadań naraz

Nie musisz zmieniać terminów zadanie po zadaniu. Aby zaktualizować wiele zadań jednocześnie, otwórz listę zadań i nad tabelą włącz przełącznik „Multiselect”. Po lewej stronie każdego zadania pojawi się pole wyboru — zaznacz te, których terminy chcesz przeliczyć.

Następnie kliknij ikonę zębatki nad listą zadań i z rozwijanego menu wybierz „Przelicz terminy w zaznaczonych”. Otworzy się okno „Przeliczenie terminów w zaznaczonych zadaniach”, w którym ustawisz parametry i wybierzesz sposób przeliczenia. To przydatne na przykład wtedy, gdy zmienia się plan całego projektu.

W tym oknie ustawisz aktualny lub bazowy bufor czasu dla wszystkich zaznaczonych zadań albo wyrównasz obie wartości — bez powtarzania tych samych czynności w każdym zadaniu osobno.

Do wyboru są dwa sposoby przeliczenia: Utrzymuj relację — dopasowuje daty rozpoczęcia i zakończenia do szacowanego czasu zadania; oraz Termin z daty umownej — oblicza termin zakończenia, odejmując od daty umownej aktualny bufor czasu w dniach roboczych.

Możesz użyć jednego z nich albo obu jednocześnie. Gdy wybierzesz oba, Flowgres najpierw ustali termin zakończenia na podstawie daty umownej i bufora czasu, a następnie dopasuje datę rozpoczęcia do szacowanego czasu pracy.

Jednorazowe przeliczenie nie włącza ani nie zmienia automatyzacji zapisanej w zadaniach. Wprowadza po prostu wybrane zmiany w harmonogramie w danym momencie. To ważne, gdy potrzebujesz jednorazowej korekty, ale nie chcesz zmieniać zasad działania zadań na przyszłość.

Masz więc dwa rozwiązania: włączyć automatyczne pilnowanie terminów na co dzień albo przeliczać wybrane zadania tylko wtedy, gdy tego potrzebujesz. Sam decydujesz, kiedy i w jaki sposób aktualizować plan.

Podgląd zmian przed zapisaniem

Zanim zapiszesz zmiany w jednym zadaniu lub wielu zadaniach naraz, zobaczysz podgląd planowanych zmian. Nowe daty sprawdzisz jeszcze przed ich zatwierdzeniem.

Flowgres wyróżnia wartości, które mają się zmienić, oraz pokazuje zadania wymagające aktualizacji. Jeśli brakuje potrzebnych danych albo jakieś ograniczenie nie pozwala przeliczyć terminu, otrzymasz o tym informację.

Podgląd pozwala upewnić się, że nowe terminy mają sens, zanim je zatwierdzisz. To szczególnie pomocne przy aktualizacji wielu zadań, kiedy trudno byłoby sprawdzić każdą zmianę ręcznie.

Uprawnienia

Nie każdy w zespole musi mieć dostęp do wszystkich ustawień. Administrator decyduje, kto zobaczy nowe pola i kto będzie mógł zmieniać zasady przeliczania terminów.

Uprawnienia obejmują podgląd i edycję aktualnego oraz bazowego bufora czasu, a także dostęp do ustawień automatycznego przeliczania względem daty umownej i powiązania dat z szacowanym czasem zadania.

Osoby odpowiedzialne za planowanie zarządzają terminami, a pozostali użytkownicy mają dostęp zgodny ze swoją rolą. Zmiany w harmonogramie pozostają pod kontrolą.