Zarządzanie projektami jeszcze kilka lat temu było traktowane jako drobnostka w pełnoetatowych obowiązkach. Obecnie temat rozwinął się w odrębną dziedzinę z wieloma własnymi metodologiami i definicjami. Dostosowanie metody zarządzania projektami do aktualnych standardów pracy jest wyzwaniem w wielu firmach i korporacjach. Im lepiej zdefiniowane cele i odpowiednio dobrane narzędzia, tym większa szansa, że projekt zostanie pomyślnie wdrożony, przynosząc realne korzyści dla firmy i klienta.
W poniższym artykule opiszemy metody zarządzania projektami, a także narzędzia, które mogą nam ułatwić codzienną pracę.
Z definicji wiemy, że zarządzanie projektami to zespół czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Obejmuje między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizację, kontrolę i rozliczanie zadań składających się na realizację celów projektu. Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami, będziesz mógł uporządkować wszystkie szczegóły projektu w jednym miejscu, przekazywać informacje zwrotne i udostępniać aktualizacje statusu, a tym samym znacznie lepiej ze sobą współpracować.
Metodyki zarządzania projektami
Zarządzanie projektami to sposób pomagania zespołom w śledzeniu wszystkich zadań w celu terminowego spełnienia wymagań projektu. Jednak sama koncepcja „zarządzania projektami” jest pojęciem szerokim, obejmującym wiele typów, metodologii i podejść, w tym:
Zwinne zarządzanie projektami.
Metodologia Agile to tzw. „zwinne” podejście do zarządzania projektami, popularne wśród zespołów produktowych, inżynieryjnych i programistycznych. Zespoły pracujące zgodnie z metodyką Agile stawiają na ciągłe doskonalenie, elastyczne reagowanie na zmiany, iteracyjne podejście i stopniowy rozwój.
Do popularnych metodologii Agile należą m.in. Scrum i Kanban.
Model kaskadowy.
W modelu kaskadowym (wodospadowym) zadania są wykonywane kolejno: dopiero po wykonaniu jednego zadania można rozpocząć następne i tak dalej. Model kaskadowy składa się z sześciu kroków: zdefiniowania wymagań, analizy, projektowania, wdrożenia, testowania i utrzymania. Ten model najlepiej nadaje się do projektów, w których produkty i zakres są stałe, ponieważ metoda kaskadowa jest mniej elastyczna niż inne metodologie zarządzania projektami.
Metodologia PRINCE2.
PRINCE2 odnosi się do „projektów w kontrolowanych środowiskach”. W metodologii zarządzania projektami PRINCE2 zarządzanie projektami odbywa się poprzez siedem procesów, do których należą: strategiczne zarządzanie projektem, przygotowanie projektu, inicjacja projektu, zarządzanie na końcu etapu, kontrola etapu, zarządzanie dostawą produktu i zamknięcie projektu.
CPM i PERT
CPM (metoda ścieżki krytycznej) i PERT (probabilistyczna metoda planowania i kontroli projektów) to metody zarządzania projektami opracowane w latach pięćdziesiątych XX wieku. CPM to algorytm, za pomocą którego można zdefiniować ścieżkę krytyczną między złożonymi, połączonymi ze sobą zadaniami w określonych ramach czasowych. Dzięki metodzie CPM zespoły mogą zidentyfikować najdłuższy odcinek zależnych działań. Z kolei PERT pomaga zespołom zidentyfikować ścieżkę krytyczną, gdy oś czasu i ramy czasowe są nieznane. W metodzie PERT kierownicy projektów identyfikują wszystkie zadania do wykonania (nie tylko ścieżkę krytyczną), aby określić minimalny czas potrzebny do ukończenia całego projektu.
Zarządzanie projektami – jak robić to sprawnie?
Techniki zarządzania projektami są zróżnicowane. Choć każdy kierownik projektu może mieć swój własny styl pracy, zawsze powinien zwrócić uwagę na kilka najważniejszych kwestii, które decydują o powodzeniu całego projektu.
Do najważniejszych zasad zarządzania projektami należą:
- jasne i zrozumiałe określenie celu projektu,
- określenie najbardziej realistycznego terminu realizacji danego projektu,
- zapewnienie wszystkim uczestnikom projektu odpowiednich narzędzi,
- opracowanie planu na różne ewentualności, w tym nieoczekiwane i negatywne, które mogą utrudnić prawidłową realizację projektu,
- zapewnienie wysokiej motywacji uczestników projektu (np. poprzez elastyczne godziny pracy, słowne pochwały czy premie),
- bieżąca kontrola podwładnych i udzielanie im konstruktywnej informacji zwrotnej,
- zapewnienie jak najlepszej komunikacji w zespole i prawidłowego przepływu informacji, zarówno między samymi pracownikami, jak i między przełożonym a podwładnym,
- raportowanie z realizacji poszczególnych etapów projektu.
Do najwygodniejszych narzędzi do zarządzania projektami należą:
Lista zadań
Lista zadań pozwala nam kontrolować wszystkie bieżące procesy w jednym miejscu. Pozwala nam przeglądać zadania, a także reagować w odpowiednim momencie. Daję nam również możliwość zorganizowania pracy zespołów w firmie.
Zarządzanie zasobami
Zarządzanie zasobami daje nam możliwość uzyskania wglądu, dzięki któremu jesteśmy w stanie zweryfikować obciążenie pracą zespołu oraz pojedynczego pracownika. Pozwala zobaczyć, kto ma za dużo pracy i zmodyfikować przydział zadań w razie potrzeby.
Wykres Gantt’a
Wykresy Gantta to poziome wykresy słupkowe używane do wizualizacji osi czasu projektu. Na wykresie Gantta zadania są przedstawiane jako poziome paski, przy czym długość paska reprezentuje czas trwania zadania.
Komunikacja w zespole
Komunikacja w zespole jest podstawą sukcesu w zarządzaniu projektami, a także dzielenia się istotnymi informacjami. Może być prowadzona w formie jednego kanału komunikacji lub wielowątkowych oddzielnych rozmów zebranych w jednym miejscu i na temat związany z problemem.
Znajdź rozwiązanie dla siebie!
Wprowadzając zasad i technik zarządzania projektami i pracą, przyniesie korzyści nie tylko Tobie, ale także osobom, z którymi pracujesz. Zmiany na poziomie planowania, zarządzania zasobami i raportowania czasu pracy poprawią efektywność działań, pozwolą na kontrolę projektów i budowanie kompetencji w zespole.
Platformą dostarczającą niezbędnych narzędzi do zarządzania projektami jest system Flowgres, który jest narzędziem do zarządzania projektami, które pozwoli Ci rozwiązywać problemy, które napotykasz na swojej drodze podczas pracy.
Dowiedz się więcej na www.flowgres.pl!
