Dość częstym problemem w dzisiejszych czasach jest niedotrzymywanie terminów związanych z realizacją projektów. Jeden z rozdziałów książki Eliyahu M. Goldratta „Łańcuch krytyczny”, zatytułowany „Przyczyny opóźnień”, zaczyna się od zdania: „Tematem dzisiejszych zajęć – powiedziałem spokojnym głosem – jest wielkość marginesu bezpieczeństwa, jaki zakładają pracownicy planując każde zadanie w projekcie.”
W artykule przyjrzę się temu problemowi, a także przedstawię narzędzia takie jak Flowgres oraz techniki, dzięki którym jesteśmy w stanie odpowiednio monitorować terminowość projektów.
Przyczyny problemów podczas realizacji projektów
Kierownicy projektów borykają się z wieloma problemami wpływającymi na realizację zadań. Ilość nieprzewidzianych sytuacji, które mogą wystąpić podczas prowadzenia projektów jest ogromna. Niektóre z nich to:
- Nierealny termin zakończenia projektu.
- Błędne, przeszacowane założenie co do czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań.
- Zdenerwowanie pracowników, którzy muszą pracować nad wieloma zadaniami jednocześnie.
- Niewłaściwa definicja wymagań.
- Niestarannie przygotowany plan projektu.
- Nieregularna kontrola realizacji projektu.
Dlaczego marnujemy czas w projektach?
Dość często, mimo że projekt był zaplanowany z dużym zapasem czasu na zadania, nadal nie jesteśmy w stanie dotrzymać terminów. Może być wiele czynników wpływających na opóźnienia, ale te, które powtarzają się najczęściej to:
1. Wielozadaniowość
Pomysł wykonywania więcej niż jednej czynności w tym samym czasie. Kiedy skupiamy się na dwóch zadaniach jednocześnie, spada jakość ich realizacji. W rzeczywistości niemożliwa jest praca nad kilkoma zadaniami w tym samym czasie, ponieważ nasz mózg przenosi naszą uwagę z jednego zadania na drugie.
Rosyjska psycholog Bluma Zeigarnik w badaniu z 1927 roku wykazała, że ludzie lepiej pamiętają zadania przerwane niż wykonane. W płacie czołowym mózgu, tuż za czołem, znajduje się obszar zwany polem Brodmanna 10. Wiele badań pokazuje, że jest to miejsce, w którym dana osoba może porzucić czynność, a następnie wrócić do niej później i wznowić ją tam, gdzie ją przerwaliśmy. Daje to wrażenie, że możemy wykonywać kilka czynności jednocześnie.
2. Prokrastynacja
Gdy czeka się z wykonaniem zadania do ostatniego dnia przeznaczonego na jego realizację.
Jeśli na dane zadanie mamy siedem dni, wykonamy je albo siódmego dnia, albo po terminie. Dlatego tak ważna jest dyscyplina, planowanie działań i wypełnianie obowiązków w ustalonych wcześniej terminach.
3. Opóźnienia w projektach kumulują się, a zaoszczędzony czas nie
Gdy czeka się z wykonaniem zadania do ostatniego dnia przeznaczonego na jego realizację.
Jeśli na dane zadanie mamy siedem dni, wykonamy je albo siódmego dnia, albo po terminie. Dlatego tak ważna jest dyscyplina, planowanie działań i wypełnianie obowiązków w ustalonych wcześniej terminach.
Jakie rozwiązania mogą pomóc w zarządzaniu czasem projektu?
Dzięki starannemu planowaniu możemy zapobiec opóźnieniom w projektach. Nie jesteśmy jednak w stanie przewidzieć wszystkich zmiennych. Jednym ze sposobów obsługi wielu zmiennych projektu jest wykres Gantta. Jest to narzędzie do zarządzania projektami, które przedstawia harmonogram projektu na osi czasu. Zwykle ma dwie sekcje: lewa strona zawiera listę zadań, a prawa strona zawiera oś czasu z paskami harmonogramu, które wizualizują zadania. Wykres Gantta może również zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, kamienie milowe, zależności między zadaniami oraz osoby przypisane do zadań.
Chcę użyć wykresu Gantta, jakiego narzędzia najlepiej użyć?
W rozwiązywaniu problemów projektowych dobrze jest korzystać z narzędzia, które pozwala planować i kontrolować wszystkie zadania w projekcie, oszczędzając w ten sposób czas projektu. Jednym z narzędzi, które może Ci w tym pomóc, jest Flowgres.
Flowgres to platforma do zarządzania projektami dedykowana dla różnych branż. Poniżej przedstawię niektóre z możliwości, jakie oferuje Flowgres.
Zaplanuj swoje projekty
Wykres Gantta to świetne narzędzie, w którym możesz zaplanować swój projekt. Wszystkie elementy projektu krok po kroku możesz zaplanować w prosty i przystępny sposób. Przesuwając grupy zadań i indywidualne zadania na osi czasu, możesz dostosować cały harmonogram projektu w zaledwie kilkadziesiąt sekund.
Twórz zależności między zadaniami
Czy zdarzyło Ci się, że jedno zadanie opóźniało inne? Flowgres ma na to rozwiązanie. Możesz stworzyć zależność pomiędzy poszczególnymi zadaniami, dzięki czemu w przypadku opóźnienia zadania, data rozpoczęcia zadania zależnego zostanie automatycznie przesunięta.
Twórz niestandardowe filtry dostosowane do Twoich potrzeb
System Flowgres daje Ci możliwość dostosowania trybu widoku wykresu Gantta do Twoich potrzeb.
Dzięki rozbudowanemu widokowi filtrów możesz wyświetlić informacje, które są dla Ciebie w danym momencie istotne.
Podsumowanie
Zarządzanie projektem w całym jego cyklu, od planowania, poprzez wykonywanie, aż po realizację zgodnie z oczekiwaniami i założeniami, jest procesem wymagającym uwagi i skupienia na działaniu zgodnie z ustalonymi wytycznymi. Zakres, budżet, jakość, ryzyko, korzyści i czas zmuszają osoby odpowiedzialne za projekt do ciągłej kontroli.
Należy zwrócić uwagę na aspekt czasu i uświadomić go współpracownikom przy planowaniu i dokonywaniu ocen.
Narzędzia takie jak Flowgres i wykres Gantta pozwalają nam monitorować postępy w firmie i weryfikować, czy każdy proces przebiega zgodnie z planem.
Bibliografia:
Eliyahu M. Goldratt, Łańcuch krytyczny, Wydawnictwo MINT Books, Warszawa 2009.
