Ogólne warunki usług Flowgres

1. Definicje

1.1 OWU – Ogólne Warunki świadczenia Usług Flowgres – zasady świadczenia i korzystania z Usług mające zastosowanie do Umów zawieranych przez Usługodawcę z Klientem. OWU dostępne są pod adresem https://flowgres.com/owu. Złożenie Zamówienia oznacza akceptację OWU bez zastrzeżeń.

1.2 Usługodawca – ITMORE sp. z o.o., ul. Jana Kochanowskiego 6A/4, 83-000 Pruszcz Gdański; KRS: 0000600881, NIP: 6040169091, REGON: 363691046.

1.3 Klient – przedsiębiorca w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców; zawarcie Umowy jest czynnością związaną z działalnością gospodarczą lub zawodową.

1.4 Strony – Usługodawca oraz Klient.

1.5 Usługa Flowgres – świadczenie obejmujące:

  1.5.1 udostępnienie Klientowi przestrzeni chmurowej,

  1.5.2 zapewnienie dostępu do usług/Wersji Aplikacji Flowgres wskazanych w Zamówieniu (z wyłączeniem przypadków określonych w pkt 5.2. OWU),

  1.5.3 przechowywanie i zabezpieczanie na serwerach Usługodawcy danych wprowadzonych przez Klienta do Usługi,

  1.5.4 informacyjnie: wsparcie i inne usługi są odrębnym zamówieniem.

1.6 Aplikacja Flowgres – oprogramowanie w wersji online: https://flowgres.pl/products/.

1.7 Wersja – zdefiniowana wersja aplikacji; limity i opłaty: https://flowgres.pl/pricing/.

1.8 Usługa dodatkowa – usługa inna niż Usługa Flowgres (np. szkolenie).

1.9 Umowa – umowa o świadczenie Usług oraz licencję na Aplikację Flowgres.

1.10 Zamówienie – zlecenie wykonania Usługi przez Usługodawcę.

1.11 Adres Dostępu – indywidualny adres URL umożliwiający dostęp do Aplikacji Flowgres.

1.12 Użytkownik – osoba fizyczna, dla której Klient utworzył Konto Użytkownika.

1.13 Konto Użytkownika – konto z unikalnym kodem dostępu i hasłem.

1.14 Administrator Klienta – zdefiniowany Użytkownik z podwyższonymi uprawnieniami (szczegóły w pkt 3.7.).

1.15 Opłata Abonamentowa – opłata za korzystanie z Usługi.

1.16 Opłata Instalacyjna – jednorazowa, bezzwrotna opłata za przygotowanie środowiska chmurowego.

1.17 Okres Rozliczeniowy – okres (miesięczny lub roczny), podczas którego wykonywane i rozliczane są Usługi.

1.18 Błąd – nieprawidłowe działanie Aplikacji Flowgres.

1.19 Przerwa Serwisowa – przerwa w dostępie do Usługi zapowiedziana e-mailem.

1.20 Awaria – całkowity brak dostępu do Usługi.

1.21 Siła wyższa – zdarzenia niezależne od Usługodawcy, niemożliwe do przewidzenia i poważne w skutkach.

2. Postanowienia ogólne

2.1 Usługi świadczone są na podstawie Zamówienia oraz OWU.

2.2 Do zawarcia Umowy dochodzi poprzez łączne spełnienie warunków:

  2.2.1 złożenie Zamówienia przez Klienta i jego przyjęcie (pkt 2.3),

  2.2.2 akceptacja OWU,

  2.2.3 uiszczenie Opłaty Instalacyjnej i Opłaty Abonamentowej za pierwszy Okres Rozliczeniowy.

2.3 Zamówienie składane jest e-mailem na office@flowgres.com; powinno zawierać m.in.: dane Klienta, liczbę Użytkowników, konta z uprawnieniami Administratora, Okres Rozliczeniowy, Wersję oraz oświadczenie o zapoznaniu się z OWU.

2.4 Akceptacja Zamówienia następuje e-mailem wraz z fakturą; Usługodawca może zaproponować inne warunki do akceptacji Klienta.

2.5 Brak zapłaty opłat z pkt 2.2.3 w terminie wskazanym w fakturze uprawnia Usługodawcę do anulowania Zamówienia.

3. Warunki świadczenia Usług

3.1 Wymagany dostęp do Internetu i przeglądarka (rekomendowana: Google Chrome).

3.2 Usługodawca może żądać danych identyfikacyjnych; Klient odpowiada za ich prawdziwość i aktualność.

3.3 Po rozpoczęciu świadczenia Usług Klient otrzymuje Adres Dostępu, login i hasło; dostęp wyłącznie przez wskazany adres; zakaz automatyzacji.

3.4 Klient może mieć jedno lub więcej Kont Użytkowników zgodnie z Zamówieniem.

3.5 Każde Konto Użytkownika jest imienne; zakaz współdzielenia. Możliwy transfer nieużywanego konta na nowego Użytkownika.

3.6 Za naruszenie pkt 3.5 Usługodawca może żądać kary w wysokości trzymiesięcznej Opłaty Abonamentowej.

3.7 Administrator Klienta posiada uprawnienia obejmujące:

  3.7.1 dodawanie, edytowanie i usuwanie Kont Użytkowników oraz ustalanie zakresu Usług i danych,

  3.7.2 prawo dostępu do wszystkich danych Klienta,

  3.7.3 prawo nadania uprawnień Administratora Klienta innemu Użytkownikowi.

3.8 Klient zapewnia przestrzeganie OWU przez Użytkowników i odpowiada za ich działania.

3.9 Możliwa krótkoterminowa niedostępność Usługi; Klient utrzymuje własne archiwa danych w innej lokalizacji.

4. Płatności

4.1 Opłata Abonamentowa wg cennika: flowgres.com/pricing (z zastrzeżeniem pkt 4.3).

4.2 Ceny netto + VAT.

4.3 Zmiany cennika ogłaszane e-mailem; obowiązują po bieżącym okresie. Klient może sprzeciwić się i rozwiązać Umowę.

4.4 Fakturowanie: miesięcznie (termin ≥14 dni) lub rocznie – płatność przed końcem okresu, faktura ≥14 dni wcześniej.

4.5 Akceptacja e-faktur (PDF) zgodnie z art. 106n ustawy o VAT.

4.6 Płatność na rachunek z faktury; za dzień zapłaty uznaje się wpływ środków.

4.7 Reklamacje do faktur zgodnie z pkt 7.

4.8 Opóźnienia – odsetki ustawowe; przypomnienie po 7 dniach.

4.9 Po 30 dniach zwłoki: zawieszenie dostępu; po kolejnych 30 dniach – rozwiązanie Umowy. Opłaty naliczane do dnia wyłączenia.

4.10 Wznowienie możliwe po spłacie zaległości i opłacie za wznowienie równej miesięcznej Opłacie Abonamentowej.

5. Prawa i obowiązki Usługodawcy

5.1 Świadczenie Usług i dbałość o ich dostępność i funkcjonalność.

5.2 Prawo do ograniczenia/zawieszenia Usług w szczególności w przypadku:

  5.2.1 Błędu, Przerwy Serwisowej, Awarii,

  5.2.2 naruszenia OWU przez Klienta,

  5.2.3 braku zapłaty Opłaty Abonamentowej za roczny Okres Rozliczeniowy,

  5.2.4 zagrożenia bezpieczeństwa lub integralności Usługi. Usługodawca powiadomi Klienta i wskaże przewidywany czas przywrócenia, gdy dotyczy.

5.3 Prawo odmowy świadczenia przy nadmiernym obciążeniu serwera przez Klienta.

5.4 Stosowanie środków bezpieczeństwa i kopii zapasowych raz na 24 godziny; możliwe przywrócenie do ostatniej kopii.

5.5 Prawo do modyfikacji i aktualizacji Usług/Aplikacji Flowgres (informacja e-mail, gdy ma wpływ na warunki świadczenia).

5.6 Prawo do wysyłania istotnych informacji i komunikacji handlowej na adres e-mail z Zamówienia.

6. Prawa i obowiązki Klienta

6.1 Korzystanie z Usługi zgodnie z Zamówieniem, OWU i przepisami prawa.

6.2 Korzystanie wyłącznie w ramach własnej działalności gospodarczej; zakaz zarobkowego udostępniania Usług.

6.3 Obowiązek informowania o zmianach danych oraz osób upoważnionych.

6.4 Zmiany zakresu Usług/liczby Użytkowników e-mailem:

  6.4.1 zwiększenie – dopłata różnicy do końca bieżącego okresu,

  6.4.2 zmniejszenie/rezygnacja – ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego.

6.5 Prawo do informacji o nowych wersjach, przerwach, awariach, zmianach OWU/cennika.

6.6 Prawo do reklamacji zgodnie z pkt 7.

6.7 Współpraca przy usuwaniu błędów i dostosowaniach.

6.8 Ochrona danych dostępowych; zabezpieczenie własnego sprzętu.

6.9 Niezwłoczne zgłoszenie nieuprawnionego dostępu: support@flowgres.com.

6.10 Brak odpowiedzialności Usługodawcy za szkody wynikłe z naruszenia pkt 6.8; odpowiedzialność Klienta za szkody po stronie Usługodawcy/osób trzecich.

6.11 Zakaz wprowadzania/przechowywania treści bezprawnych (wirusy, naruszenia IP, spam, próby dostępu itp.). Kara 100 000 EUR za każdy przypadek.

6.12 Odpowiedzialność Klienta za roszczenia osób trzecich; zwrot kosztów Usługodawcy.

6.13 Zakaz cesji/przeniesienia praw/obowiązków bez pisemnej zgody Usługodawcy.

6.14 Zgoda na publikację informacji o realizacji Umowy w materiałach promocyjnych Usługodawcy.

7. Tryb reklamacyjny

7.1 Zgłoszenie niezwłocznie, nie później niż w 7 dni od zdarzenia – e-mail: support@flowgres.com.

7.2 Zgłoszenia dokonuje Administrator Klienta.

7.3 Reklamacja musi zawierać opis problemu; drobne błędy niepowodujące utraty/uszkodzenia danych nie podlegają reklamacji.

7.4 Rozpatrywanie zgłoszeń w dni robocze 9:00–15:00.

7.5 W przypadku zasadności reklamacji – uzgodnienie terminu i sposobu rozwiązania.

7.6 Odpowiedzialność odszkodowawcza zgodnie z pkt 10.

7.7 Nieprawidłowości z winy Klienta nie są obowiązkiem naprawy; ewentualnie jako Usługa dodatkowa.

8. Prawa własności intelektualnej

8.1 Prawa do Aplikacji Flowgres przysługują Usługodawcy; korzystanie wyłącznie w ramach licencji.

8.2 Zakaz usuwania/modyfikowania oznaczeń prawnych.

8.3 Zakaz odtwarzania, dekompilowania i deasemblowania Usług.

8.4 Licencja: niewyłączna, czasowa (na okres Umowy), nieprzenoszalna, terytorialnie nieograniczona – dla liczby Użytkowników z Zamówienia – na polach eksploatacji:

  8.4.1 korzystanie zgodnie z funkcjonalnościami na potrzeby działalności Klienta,

  8.4.2 uruchamianie na urządzeniach oraz udostępnianie online,

  8.4.3 umożliwienie korzystania Użytkownikom (w miejscu i czasie przez nich wybranym),

  8.4.4 tworzenie baz danych, raportów, analiz i dokumentów oraz korzystanie z nich.

Licencja obejmuje aktualizacje i korekty Usługi.

8.5 Zakaz sublicencji i udostępniania osobom trzecim bez pisemnej zgody.

8.6 Zakaz redystrybucji/modyfikacji/rozpowszechniania zasobów (CSS/JS/HTML itp.) bez zgody.

8.7 Kara 200 000 EUR za każdy przypadek naruszenia postanowień licencyjnych.

9. Obowiązywanie i rozwiązanie Umowy

9.1 Umowa na czas określony równy opłaconemu Okresowi Rozliczeniowemu.

9.2 Automatyczne przedłużenie na kolejny okres, jeśli brak rezygnacji co najmniej 14 dni przed końcem.

9.3 Przy wypowiedzeniu – opłaty do końca bieżącego okresu.

9.4 Możliwe rozwiązanie w każdym czasie za porozumieniem Stron.

9.5 Prawo Klienta do natychmiastowego rozwiązania w przypadkach z pkt 4.3 i 12.6; opłaty do dnia rozwiązania.

9.6 Prawo Usługodawcy do natychmiastowego rozwiązania m.in. za naruszenia pkt 3.5, 6.8, 6.10, 6.13, 8.2, 8.5, 8.6; inne naruszenia nieusunięte w 14 dni; likwidacja/upadłość.

9.7 Wypowiedzenie w formie pisemnej, co najmniej e-mailem.

9.8 Blokada Usługi >60 dni — automatyczne wygaśnięcie; opłaty do dnia wygaśnięcia.

9.9 Po rozwiązaniu/wygaśnięciu – usunięcie kont i danych w 14 dni; Klient wykonuje kopię zapasową przed upływem terminu.

10. Odpowiedzialność Usługodawcy

10.1 Odpowiedzialność ograniczona do rzeczywistych strat do wysokości 12-krotności netto ostatniej miesięcznej Opłaty Abonamentowej.

10.2 Brak odpowiedzialności za utracone korzyści i szkody pośrednie.

10.3 Brak odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszeń Zamówienia/OWU po stronie Klienta (w tym utrata danych, koszty odtworzenia).

10.4 Brak odpowiedzialności za niewłaściwe używanie Aplikacji/Usług.

10.5 Brak odpowiedzialności za zakłócenia wynikające z przyczyn niezależnych (sprzęt Klienta, Internet, ingerencje osób trzecich, awarie, siła wyższa, ataki DOS/DNS, niekompatybilności).

10.6 Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzonych przez Klienta i ich monitorowanie.

11. Polityka prywatności oraz ochrona danych osobowych

11.1 Dane wprowadzone przez Klienta są jego własnością; Usługodawca niezwłocznie powiadamia o naruszeniach ochrony danych.

11.2 Przetwarzanie zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz RODO.

11.3 Dane nie będą wykorzystywane ponad niezbędny zakres realizacji Usługi.

11.4 Osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do poufności.

11.5 Dane chronione i zabezpieczone; kopie bezpieczeństwa z ostatnich 14 dni.

11.6 Komunikacja szyfrowana SSL; Klient uznaje metodę za wystarczająco bezpieczną.

11.7 Powierzenie przetwarzania danych osobowych w celu realizacji Umowy.

11.8 Informacje RODO:

  11.8.1 Administrator: ITMORE sp. z o.o., ul. Jana Kochanowskiego 6A/4, 83-000 Pruszcz Gdański; KRS 0000600881; NIP 6040169091; REGON 36369104600000. Kontakt z IOD: office@flowgres.com.

  11.8.2 Zasady przetwarzania: dane przetwarzane w celu realizacji Umowy; kategorie danych obejmują m.in. imię, nazwisko, adres rozliczeniowy, e-mail, telefon, informacje o korzystaniu z Usługi, adres IP, dane techniczne urządzeń; dodatkowo automatycznie: IP, typ przeglądarki, system operacyjny.

  11.8.3 Podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (Umowa). Dane przetwarzane przez okres świadczenia Usługi i dłużej w celach rozliczeń/roszczeń. Marketing na podstawie zgody (odwołalnej).

  11.8.4 Odbiorcy danych: dostawcy serwerów i wsparcia IT; banki i operator płatności; kancelarie prawne/podatkowe; firmy marketingowe (po wyrażeniu zgody).

  11.8.5 Prawa osób: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, cofnięcie zgody; skarga do PUODO.

  11.8.6 Transfer poza EOG: brak; dane mogą być przechowywane w UE u podmiotów trzecich zapewniających hosting/bezpieczeństwo.

  11.8.7 Automatyczne decyzje/profilowanie: możliwe po wyrażeniu zgody.

12. Postanowienia końcowe

12.1 Strony zachowują w poufności tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej Strony.

12.2 Kary umowne są niezależne; możliwe dochodzenie odszkodowania przewyższającego kary.

12.3 Forma pisemna uznana za zachowaną w przypadku podpisanego imiennie e-maila.

12.4 Zmiany/wyłączenia OWU wymagają pisemnego porozumienia (chyba że Strony postanowią inaczej).

12.5 Nieważność pojedynczych postanowień nie wpływa na pozostałe; dążenie do zastąpienia ich równoważnymi.

12.6 Usługodawca może zmieniać OWU – wchodzą w życie z dniem ogłoszenia; brak zgody Klienta uprawnia do rozwiązania Umowy w 14 dni od otrzymania e-maila.

12.7 Spory: negocjacje (30 dni), następnie sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

12.8 Prawo właściwe: polskie, w szczególności Kodeks cywilny.

12.9 OWU obowiązują od 1 maja 2019 roku.