Zarządzanie biurem projektowym
od oferty do dokumentacji
Jeden system. Jedno źródło informacji.
Flowgres odwzorowuje rzeczywisty sposób pracy biura projektowego branży morskiej wykonującego projekty statków. Zarządza całym cyklem życia projektu: od zapytania ofertowego, przez planowanie i dokumentację techniczną, aż po rozliczenie.
Przykład skali obsługiwanej przez Flowgres w jednym z biur branży morskiej wykonującego projekty statków:
Jak prowadzi się projekty w systemie Flowgres?
Od pierwszego kontaktu z klientem do zamknięcia projektu — wszystkie działania w biurze projektowym realizowane są w jednym, spójnym procesie. Każdy kolejny etap wykorzystuje dane utworzone wcześniej, dzięki czemu eliminowane jest wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji oraz ryzyko utraty spójności dokumentacji.
Co dzieje się z danymi?
Jak wygląda realizacja projektu z Flowgres w biurze projektowym?
Poniższy scenariusz przedstawia przykładowy przebieg realizacji projektu statku w systemie Flowgres. Każdy kolejny etap wykorzystuje dane utworzone wcześniej, zapewniając płynny przepływ informacji od zapytania stoczni po protokół zdawczo-odbiorczy.
Uczestnicy procesu i ich role w systemie
Od handlowca przygotowującego ofertę, przez kierownika projektu i projektantów, aż po klienta odbierającego dokumentację. Flowgres zapewnia każdej roli dostęp do informacji i funkcji potrzebnych na danym etapie. Wybierz rolę, aby zobaczyć szczegóły.
Wszystkie funkcjonalności w jednym systemie
Flowgres nie wymaga wykorzystywania wielu niezależnych aplikacji. Wszystkie kluczowe obszary pracy biura projektowego działają w ramach jednego środowiska i korzystają z tych samych danych.
CRM & Pipeline Sprzedaży
Zarządzanie szansami i kontraktami
- Etapy procesu sprzedaży (pipeline): Opportunity → Quoted → Approved → Contract Won
- Powiązanie oferty (deal) z zamówieniem (order) i projektem
- Historia rewizji ofertowych z dokumentami
- Protokoły ofertowe i negocjacyjne
- Obsługa walut i kursów wymiany
Zarządzanie Projektem
WBS, harmonogram, budżet godzinowy
- Hierarchia projektów z WBS (Work Breakdown Structure)
- Wielodyscyplinarny podział na działy (100–950)
- Budżet godzinowy z podziałem na okresy i budżety cykliczne
- Alokacja inżynierów do projektów na tygodnie
- Wykresy Burndown i statystyki postępu
Dokumentacja Techniczna
Rejestr rysunków i typów dokumentów
- Rejestr 20+ typów dokumentów: ARR, ELEC, STAB, SPEC, ISO, NC, FEM, CAL...
- Numeracja dokumentów z wzorcami automatycznego numerowania
- Powiązanie z WBS, działem, odpowiedzialnym inżynierem
- Termin kontraktowy i wewnętrzny dla każdego dokumentu
- Grupowanie dokumentów i zależności między nimi
Rewizje & Workflow QA
Wersjonowanie i procesy zatwierdzania
- Kolejne rewizje dokumentu (A, B, C, ...) z numeracją
- Odpowiedzialny, wystawiający, zatwierdzający — osobne role
- Estymacja vs. rzeczywisty czas pracy (godziny)
- Statusy: New → At work → Checking → Issued → Finished
- Zależności między rewizjami (revision_dependency)
Komunikacja & Komentarze
Centralna wymiana informacji
- Wątki komentarzy przypisane do konkretnych rewizji/dokumentów
- Komentarze z odpowiedzialnością (uwagi do poprawy)
- Powiadomienia o zmianach statusów i nowych komentarzach
- Komunikator wewnętrzny (messenger) z kolejką wiadomości
- Tablica informacyjna z dostępem dla działów i firm
Raporty & Dashboardy
Monitoring postępu i zasobów
- Burndown chart dla projektu i działu
- Statystyki tygodniowe rewizji (revision_week_stat)
- Raport statystyk projektu — godziny, postęp, SLA
- Widgety konfigurowalne per użytkownik
- Eksport raportów i harmonogramów
Rejestracja Czasu Pracy
Śledzenie godzin na projektach
- Ręczna i automatyczna rejestracja czasu pracy
- Indywidualne stawki MH (man-hour) na projekt
- Przerwy w pracy i zastępstwa (replacement_work)
- Definicje czasu pracy i kalendarze
- Integracja z budżetem godzinowym projektu
Kartoteka Firm & Kontaktów
Centralna baza kontrahentów
- Firmy: klient, stocznia, klasyfikator, administracja flagowa
- Kontakty przypisane do firm z pozycjami i atrybutami
- Powiązanie firm z projektami i zamówieniami
- Historia aktywności i tagi użytkownika
- Typy firm i segmentacja
Jak Flowgres pilnuje obiegu dokumentacji
Każdy dokument oraz projekt posiada jasno zdefiniowany cykl życia. Statusy pozwalają w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dokumentacja, kto odpowiada za kolejne działania oraz czy projekt przebiega zgodnie z planem.
Procesy i projekty prowadzone od początku do końca w jednym systemie
Dlaczego zintegrowane podejście w systemie Flowgres przynosi tak znakomite rezultaty operacyjne? Poznaj 6 kluczowych korzyści dla biura projektowego.
Jedno źródło informacji
Dane klienta, projektu, dokumentacji, rewizji i raportów pozostają ze sobą powiązane przez cały cykl życia projektu. Zespół zawsze pracuje na aktualnych informacjach.
Pełna kontrola nad dokumentacją
Każdy dokument posiada właściciela, historię zmian, status oraz powiązanie z projektem. Łatwo sprawdzić, kto odpowiada za dany etap i jaka wersja dokumentacji jest aktualna.
Mniej pracy administracyjnej
Informacje wprowadzone raz są wykorzystywane na kolejnych etapach realizacji projektu, eliminując konieczność wielokrotnego, ręcznego przepisywania danych.
Większa przewidywalność projektu
Kierownicy projektu mają bieżący wgląd w postęp prac, wykorzystanie budżetu godzinowego, status dokumentacji oraz ewentualne opóźnienia w harmonogramie.
Lepsza współpraca zespołów
Wszystkie osoby uczestniczące w realizacji projektu korzystają z tych samych danych, mając szybki dostęp do informacji odpowiednich dla swojej roli.
Gotowość do odbiorów i audytów
Historia zmian, decyzji oraz rewizji dokumentacji pozostaje dostępna przez cały okres realizacji, ułatwiając odbiory oraz późniejsze odtworzenie przebiegu prac.
Chcesz zobaczyć te korzyści na przykładzie swojego biura?
Umów prezentację →Dowiedz się więcej z naszego bloga
Praktyczne przewodniki i porady, które pomogą Ci zoptymalizować pracę w biurze projektowym i zwiększyć efektywność firmy.
Prognozowanie budżetu i zarządzanie projektami
Kompleksowy przewodnik na 2026 rok. Sprawdź, jak płynnie przejść od wstępnej wyceny w lejku sprzedażowym do precyzyjnego budżetowania godzinowego w trakcie trwania projektu.
Zintegrowany system – przewodnik dla MŚP
Poznaj sprawdzone metody wdrażania nowoczesnego oprogramowania w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Uniknij pułapek i zintegruj dane w jednym miejscu.
Jak poprawić rentowność firmy – lista kontrolna
Praktyczna i sprawdzona lista kontrolna dla sektora MŚP na 2026 rok. Odkryj kluczowe obszary optymalizacji, które pozwolą skutecznie obniżyć koszty i zmaksymalizować zyski.