“Sprawy” można filtrować w aplikacji w wielu miejscach. Wszystkie metody filtrowania oparte są na podobnym mechanizmie. Możemy filtrować jeden ze statusów Otwarte/Zamknięte lyb wszystkie.
- Wszystkie sprawy
- Sprawy otwarte
- Sparwyt zamknięte
Jedna Sprawa może składać się z wielu komentarzy, z których wyróżniamy dwa rodzaje:
- “Sprawy wewnętrzne” [Internal] – jest to prywatny komentarz widoczny jedynie dla użytkowników posiadających uprawnienia projektowe do widoczności komentarzy wewnętrznych,
- “Sprawy Publiczne” [Public] – są to komentarze publiczne, dostępne dla użytkowników posiadających uprawnienia projektowe do widoczności komentarzy publicznych,
Podczas tworzenia nowego Itema ważne jest, aby pamiętać o wyborze opcji „Internal item”, jeśli konwersacja ma pozostać prywatna. W przeciwnym razie, wszyscy użytkownicy z dostępem do aplikacji będą mieli dostęp do tego Itemu. Aplikacja pozwala ustawić domyślną wartość komentarza jako wewnętrzny [internal], co ma zapobiec niechcianej publikacji publicznej.
Każdy komentarz wewnętrzny można upublicznić z opcją edycji przed publikacją, jednym kliknięciem wybierając opcję:
Taki komentarz można upublicznić w imieniu własnym, lub w imieniu autora komentarza.
UWAGA:
Powyższe rozwiązania pozwalają organizować realizację zadań tworząc w ich ramach wiele spraw a w każdej sprawie wymieniać nieograniczoną ilość komentarzy. A dzięki komentarzom wewnętrznym i publicznym, nasz klient może w tym również uczestniczyć mając jedynie dostęp do komentarzy publicznych.
Aby utworzyć nową sprawę [ITEM] wystarczy:
Otworzyć szczegóły zadania: Kliknąć na przycisk otwórz zadanie [open task], w tasku do którego chcesz dodać nową sprawę, aby otworzyć jego szczegóły
Przejść do zakładki Sparwy [Items]: W szczegółach zadania znajdź i wybierz z listy zakładkę Sprawy [Items]
Dodaj nową sprawę: Kliknij na ikonę “+” i wypełnij dane według twojego zapotrzebowania.
- wpisz tytuł sprawy [TITLE],
- wybierz osobę odpowiedzialną za odpowiedz/odpowiedzialną za sprawę [RESPONSIBILITY] – możesz wybrać również siebie, wtedy będzie to rodzaj sprawy “to do” lub jako komentarz informacyjny,
- w polu tekstowym dodaj swój komentarz wprowadzając tekst i wklejając obrazki,
- możesz również dodać plik do komentarza,
Korzystanie z funkcji „Items” przynosi trzy główne korzyści:
- Porządkuje komunikację: Dzięki sprawom możemy prowadzić komunikację jednowątkową, która znacznie sprawniej prowadzi do ostatecznych decyzji, wymaganych do zakończenia zadania,
- Personalizacja przepływu pracy: Wyznaczanie konkretnych użytkowników odpowiedzialnych za udzielenie odpowiedzi lub podjęcie decyzji skraca znacznie ścieżkę realizacji zadania.
Transparentna komunikacja: Po pierwsze, komunikacja z klientem może szybciej dotrzeć do właściwego członka zespołu, po drugie szybki dostęp do historii komunikacji w sprawach poprawia wzajemność zastępowalność członków zespołu, po trzecie sprawne zamykanie załatwionych spraw ułatwia organizację dużych, wielowątkowych projektów.